Die Kirchengemeinden ebenso wie die Organe des Kirchenkreises und deren Stellen sind als kirchliche Körperschaften des öffentlichen Rechts gehalten, ihre Tätigkeit zu doku-mentieren, aktenrelevante Unterlagen in Akten abzulegen und das Schriftgut strukturiert und sicher zu verwahren. Maßgeblich ist die Registraturordnung der Landeskirche. Bitte beachten Sie: Die Ablage muss bis auf weiteres in Papierform erfolgen. Digital vorge-haltene Unterlagen sind derzeit weder gerichtsfest, noch können sie dauerhaft erhalten werden. Wir unterstützen Sie mit folgenden Dienstleistungen und Angeboten:

• Das Kirchenkreisarchiv berät in allen Fragen des Anlegens, Führens, Aussonderns und Archivierens von dienstlichen Unterlagen. Beispielsweise bieten wir Schulungen zur Schriftgutverwaltung und Archivierung an. (Bei Interesse bitten wir um wir um eine Anfrage.)
• Zur Strukturierung der Ablage haben wir einen Aktenplan für Kirchengemeinden erstellt. Außerdem stellen wir eine Übersicht über Aufbewahrungsfristen und eine Checkliste Papierqualität und Büromaterialien zur Verfügung.
• Sind Sie gezwungen, Ihre Unterlagen umzulagern oder zu reduzieren, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Nach unseren Möglichkeiten kommen wir zu Ihnen, um die Archivwürdigkeit der Unterlagen festzustellen. Unter bestimmten Bedingungen übernehmen wir auch Archivgut ins Kirchenkreisarchiv.
• Wollen sie jemanden mit der Ordnung Ihrer Altakten beauftragen, bitten wir eben-falls um einen Hinweis. Wir übernehmen die Einführung der oder des Betreffenden und prüfen, ob wir die Ordnung und Verzeichnung anderweitig unterstützen können.
• Wollen Sie Ihre Altakten sachgerecht verpacken, helfen wir Ihnen mit Hinweisen zum Beispiel zu geeignetem Verpackungsmaterial.

Folgende Materialien stellen wir zum Download bereit. Für etwaige Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung:

• Musteraktenplan für Kirchengemeinden im Kirchenkreis Mecklenburg

• Checkliste Papierqualität und Büromaterialien

• Checkliste zur Aufbewahrung von Registratur- und Archivgut

• Gliederungsschema zur Ordnung von Gemeindearchiven

• Kirchliches Amtsblatt